Делегирование – это рабочий процесс, который заключается в передаче некоторой части обязанностей и полномочий от руководителя к подчинённому. Главные достоинства делегирования заключаются в том, что, во-первых, руководитель уменьшает свою нагрузку и получает дополнительное время для решения наиболее значимых задач.

Во-вторых, оно позволяет повысить мотивацию сотрудников, которые получили новые задачи и создать условия для их профессионального роста. Навык делегирования задач и обязанностей значительно сказывает на степени эффективности труда руководителя и, соответственно, влияет на результаты отдела в целом.

Нежелание делегировать

К сожалению, одной из наиболее распространенных ошибок до сих пор является именно неумение и нежелание отдавать свои задачи подчиненным. Руководитель пытается сделать все сам, мотивируя это тем, что сам он выполнит быстрее и качественнее. Таким образом, он сам создает ситуацию постоянной перезагруженности, при том, что очень часто у его сотрудников есть достаточное количество свободного времени.

Кроме того, так как сотрудники ощущают недоверие руководителя, его нежелание  привлекать их к выполнению ответственных задач, еще одним итогом становится демотивация сотрудников и уменьшение их ответственности за результат работы отдела. Они привыкают к той ситуации, что руководитель все всегда «тащит» на себе и впоследствии не желают принимать на себя полномочия.

Для того, чтобы делегирование было эффективным и приносило только плюсы работе отдела необходимо понимать какие задачи делегировать можно, а какие должен выполнять непосредственно руководитель.

Задачи, которые подлежат обязательному делегированию

1. Однотипная рутинная работа

К этой категории относятся те процедуры, которые характеризуются низкой степенью важности,  высокими временными затратами или частотой выполнения.  Это разнообразные плановые отчеты, рассылки, коммуникации с другими отделами и тому подобное.

2. Сбор и подготовка информации

Этот этап работы часто требует больших временных затрат и кропотливой работы. Вы можете поручить сбор необходимых данных, их первичных анализ своему подчиненному и заниматься только итоговой обработкой информации.

3. Повторяющиеся задачи

В работе руководителя возникают ситуации, когда ему необходимо запустить некоторый новый проект. Он занимается его планированием, администрирование и первичным ведением до тех пор, пока он не перейдет в режим плановой работы. После того, как самые сложные задачи были решены, ведение проекта можно передавать своему подчиненному.

Задачи, которые должны  решаться лично руководителем

1. Разработка стратегического плана развития

Это задача является приоритетной для руководителя. Он может советоваться с коллективом, принимать к рассмотрению их мнения, однако итоговое решение должно принимать непосредственно то лицо, которое осуществляет руководство.

2. Похвала, критика, дисциплинарная политика

Оценивать работу подчиненных должен именно руководитель, он же принимает решение о мотивации, премировании или депремировании сотрудников.

3. Конфиденциальные или сложные ситуации

Иногда в компании возникают задачи, обусловленные противоречивыми отношениями между отделами или сотрудниками, которые необходимо решить максимально деликатно и  без привлечения внимания. Их также желательно выполнить самостоятельно, ввиду их высокой важности и сложности.

Кроме того, важно помнить, что делегирование – это не просто «скидывание» работы. Вы должны обеспечить сотруднику условия, которые будут способствовать ее выполнению и свою поддержку на первых этапах.

Этапы делегирования

1. Поставьте сотруднику задачу,которую необходимо выполнить.

Как и все задачи, она должна отвечать критериям SMART, то есть быть максимально ясной и понятной.

2. Создайте ощущение значимости.

Объясните, почему вы делегируете задачу именно этому сотруднику (самый ответственный, самый внимательный и проч.) и значимость ее выполнения для компании.

3. Оговорите стандарты выполнения.

Сотрудник должен четко понимать, какого именно результата он должен достичь по итогу своей деятельности.

4. Наделите полномочиями.

Если это необходимо передайте сотруднику часть своих полномочий для того, чтобы задание было выполнено быстро, без излишней бюрократии.

5. Окажите поддержку.

Выделите сотруднику необходимые для выполнения ресурсы,  обеспечьте условия для выполнения задачи, а также информационную и (при необходимости) моральную поддержку.

Если произвели делегирование корректно, ваш сотрудник будет полностью готов к выполнению задачи и вам потребуется лишь проверить итоги его работы. Вы же в освободившееся время сможете заняться теми делами, которые попадают в категорию «важных».

Лучше потратить час на объяснение задачи подчиненному и 15 минут на контроль, чем ежедневно тратить время на выполнение рутинных задач. Эти меры позволять вам увеличить свою производительность и повысить профессиональный уровень сотрудников.

Полезно

Если вам необходимо провести для руководителей тренинг по управленческим навыкам, вы можете заказать тренинг “Эффективное руководство”. На нем мы разбираем рассмотрим типы управления,  мотивацию персонала и способы управления, частые ошибки руководителей.