В предыдущей статье я рассказывала о трех самых частых причинах хронической нехватки времени у руководителей. Теперь хотелось бы продолжить эту важную тему и рассказать более подробно о том, какие способы планирования времени являются наиболее простыми и эффективными.

5 способов грамотно спланировать свое рабочее время

1.Определение долгосрочных и краткосрочных целей

Это обязательный первый шаг, который позволит спланировать свои действия. Это означает, что вы должны точно понимать чего ваша компания или подразделение должны достичь через год, полгода и в текущем месяце. Представьте себе, как будет отличаться работа руководителя, который ставит себе задачу полностью модернизировать работу отдела и повысить показатели в два раза, и руководителя, который ставит цель сохранить текущие показатели выполнения планов.

Определение целей поможет вам, как руководителю, сохранять верный курс даже в ситуациях высокой загруженности и обилия мелких задач: когда у нас есть четкие цели в работе, гораздо проще сохранять последовательность в работе и понимать приоритетность текущих задач. А правильная расстановка приоритетов как раз является вторым шагом в планировании времени.

Резюмируем: цели работы являются неким «скелетом» нашего планирования времени, на который потом мы накладываем все остальные  методы.

2.Определение приоритетности дел

Для этого вам необходимо четко понимать, что существуют четыре вида выполняемых дел:

Исходя из приведенной классификации, очевидно, что на первое место нам необходимо ставить именно важные дела, и на оставшееся время мы планируем дела неважные. Естественно, что времени на несрочные дела нужно оставлять достаточное количество, так как они также нуждаются в выполнении.

В случае, если у руководителя нет градации дел, возникает ситуация, когда он решает все текущие задачи в порядке их поступления, не обращая внимание на их важность. То есть, у него все важно и срочно. Мы понимаем, что в таком случае мы получаем трату времени на неважные дела, затягиваем сроки исполнения важных дел, вносим общее ощущение беспорядка и постоянного стресса.

Резюмируем: руководитель должен оценивать все поступающие задачи по степени важности и срочности исходя из долгосрочных и краткосрочных целей своей работы.

3.Соотношение 60/40

Это правило означает, что необходимо планировать дела только на шестьдесят процентов времени, а сорок процентов времени оставлять на случай непредвиденных обстоятельств. Это важно, так как многие руководители стремятся выполнить как можно больший объем работ в максимально короткие сроки.

Однако, наша зависимость от других организаций или отделов, ошибки сотрудников и масса других факторов ведет к необходимости переносить сроки выполнения или к работе в авральном режиме. По итогу, мы получаем работу с ошибками и недоделками, а также постоянный стресс и недовольство подчиненных.

Резюмируем: оставляйте в своем плане достаточный запас времени на непредвиденные обстоятельства.

4.Фиксация поставленных задач в наглядном виде

Существует масса приспособление и программ, которые помогают нам в удобном и наглядном виде зафиксировать свои планы. Обязательно попробуйте несколько способов: записи в ежедневнике, в смартфоне, в электронном календаре, и выберите для себя наиболее удобный. Важно, чтобы это способ подходил именно вам, так как в противном случае, вы просто не будете им пользоваться.

Не пытайтесь просто запоминать дела, держать в памяти или делать заметки на листочках – вы сами прекрасно понимаете, что возможности нашей памяти сильно ограниченны, а все наши заметки теряются раньше, чем мы о них вспомним.

Резюмируем: опробуйте и выберите для себя удобный способ фиксации намеченных дел.

5.Делегирование

Вредной чертой многих руководителей является желание сделать все самому. Тут может быть масса причин: «я быстрее сделаю», «я точно не ошибусь», «хочешь, чтобы было хорошо – сделай сам» и прочие утверждения в этом же духе. Так вот, это в корне неправильное отношение к делу. У вас две главные задачи в работе:

• выполнение наиболее сложных задач, в которых некомпетентны ваши подчиненные,
• контроль выполнения сотрудниками более простых и многочисленных задач.

Таким образом, выполняя то, что вы можете делегировать подчиненным, вы крадете у себя время на более значимые задачи, и лишаете сотрудников возможности профессионального роста. Единственный важный момент: делегировать нужно правильно. То есть, четко поставить задачу, доходчиво объяснить способ выполнения и не забыть проконтролировать итоговый результат.

Резюмируем: передавайте максимальное количество простых задач своим сотрудникам и освобождайте себе время на более важные дела.

В заключение хотелось бы сказать, что освоение приведенных способов может потребовать у вас значительных усилий, однако, как только вы научитесь управлять своим временем, вы почувствуете как выросла ваша производительность труда, как вам стало спокойнее работать и как у вас появилось больше сил на выполнение новых задач. 

Как мы можем помочь?

Если вы руководитель, и осознали, что количество дел превышает ваши возможности, а эффективно планировать время не получается, вам может быть полезна консультация “Руководитель”. На ней мы можем решим все вопросы, которые связаны с управленческой деятельностью, планированием целей в работе и анализом приоритетов.