15 правил деловой переписки

15 правил деловой переписки

Все больше деловых коммуникаций мы переводим в формат переписки. Это гораздо удобнее: можно все сразу четко изложить, не искать по офису нужного человека, не тратить время на совещания и обсуждения.

Для того, чтобы переписка была максимально эффективной, и действительно экономила ваши ресурсы, давайте разберем правила делового общения посредством почты.

10 правил деловой переписки посредством почты

1. Аккуратность оформления

К сожалению многие не придают значения запятым, написанию имен с большой буквы, проверки правильности написания слов, речевых конструкций. Такие ошибки вредят переписке, так как с одной стороны показывают вас как невнимательного человека, а с другой могут ухудшать понимание текста. Когда вы пишете аккуратно, вы показываете уважение к собеседнику.

2. Читабельность

После того, как вы написали письмо, перечитайте его еще раз и проверьте, насколько понятно вы изложили вопрос. Нет ли огромных блоков текста, которые невозможно осилить за один раз, нет ли двусмысленных речевых конструкций, которые могут менять смысл сказанного.

3. Проверьте файлы

Сколько писем без вложений мы отправляли, сколько раз нам писали, что мы забыли прикрепить файл. Обязательно проверьте наличие файлов, которые вы обещали прикрепить. . Старайтесь использовать стандартные форматы файлов (.doc или .xls) – они комфортны и понятны всем. Проверьте названия файлов – они должны быть латиницей, без пробелов, это исключит проблемы с открытием файлов.

4. Заполняйте тему письма

Проверьте – тема письма должны четко отражать его суть и при этом не быть слишком длинной. Постарайтесь выбрать тему письма так, чтобы она была интуитивно понятна, и человек потом мог легко найти письмо в поиске. Пример: «жалоба от клиента по поводу брака в итальянской обуви» – слишком длинно. «по обуви» – слишком коротко. «брак в обуви Fabiata»

5.Не нужно личного

Помните, что деловые письма могут пересылаться, могут быть вынесены на общее обсуждение. Не пишите о личных темах, воздержитесь от очень резких оценок, не рассказывайте того, что не хотели бы вынести на всеобщее обозрение.

6. Одно письмо – один вопрос

Часто историй переписки – это история решения того или иного вопросы, которая может пересылаться и привлекать все новых участников. Не пишите несколько задач в одном письме, разбивайте вопросы на разные письма.

7. Отвечайте всем

Если вам пришло письмо, у которого в копии несколько адресатов – отвечайте всем, так как там могут быть лица, заинтересованные в решении вопроса.

8. Срок ответа – сутки

Стандарты делового общения предполагают, что все ответы на письма должны быть даны в течение суток, если вы в командировке – в течение трех суток. Если вы уходите в отпуск, уведомите коллег и настройте автоматических ответ, который скажет, кто может вас заместить.

9. Не удаляйте историю переписки

В истории переписки могут быть сохранены важные файлы, хронология и логика решения вопроса. Все это может быть полезно в дальнейшей работе. Вы можете удалить спам, незначительные письма, разовые уведомление, но истории решения значимых вопросов должны остаться.

10. Используйте подпись

Многие сотрудники пренебрегают подписью и это влечет за собой ряд неудобств. При пересылке письма, непонятно, кто писал, трудно найти контакты, иногда вообще непонятно, кто написал. Всегда используйте подпись и это избавит вас от лишних вопросов.

Как вы видите, все правила деловой переписки направлены на то, чтобы сделать общение понятным и оперативным.

Также сейчас набирает популярность деловое общение в мессенджерах: коллеги создают рабочие группы, переносят переписку в мессенджеры, общаются с клиентами и партнерами. Поэтому, давайте также обсудим правила переписки в мессенджерах (WhatsApp, Viber и т.п.)

5 правил деловой переписки в мессенджерах

1. Грамотность переписки никто не отменял

Часто люди воспринимают месседжеры как аналог личного общения, или более дружеского общения, и совершенно не следят за качеством речи. Появляются многочисленные опечатки, ошибки, неуместные смайлы, пропадают знаки препинания. Не допускайте ошибок, сохраняйте грамотность общения.

2. Пишите только в рабочее время

Несмотря на иной формат общения, не переходите границы делового общения и не пишите вечером или рано утром. Решайте все деловые вопросы в рабочее время и не беспокойте коллег в неурочное время.

3. Пишите емко

Старайтесь писать как можно короче, так как мессенджеры предполагают более короткие сообщения. Не пишите отрывисто, отправляя 10 сообщений по слов, так как это отвлекает, старайтесь сформулировать мысль за одно сообщение.

4. Проверьте фотографию

Фотография в мессенджере должна быть уместной для делового общения. Она может быть чуть более свободной, чем в деловом общении, однако не должно быть фотографий в купальниках, романтических или слишком откровенных.

5. Ничего личного в чате

Не скидывайте в чат картинки, мемы, смешные истории, личные фотографии и прочую ненужную информацию. Это засоряет общий чат и нервирует остальных участников.

Таким образом, главный аспект деловой переписки в мессенджерах – это не забывать о дистанции в общении, уважении и точности.

Важно

Если вам нужно провести обучение сотрудников на тему деловой переписки, то вы можете заказать тренинг «Стандарты деловой переписки». На тренинге мы разберем все аспекты деловой переписки, с которыми встречаются сотрудники:

  • Стандарты делового письма
  • Разрешение конфликтов в переписке
  • Убеждающие и мотивирующие письма
  • Как написать убедительное письмо-требование?

Кроме того, каждый сотрудник разработает для себя шаблоны наиболее часто используемых писем и сможет применять их сразу после тренинга. Заказать тренинг можно здесь.