Быть руководителем – это сложная задача, так как она требует как высокого уровня профессиональных знаний, так и умения управлять коллективом. Умение организовать работу отдела часто является основной сложностью, так как нет единого и универсального определения хорошего руководителя.

Как итог, в одной компании могут присутствовать и сильные руководители, которые обеспечивают высокие показатели, и те, которые по тем или иным причинам испытывают трудности в работе с персоналом. Я бы хотела рассказать о тех ошибках, которые я чаще всего наблюдаю на практике у руководителей различных уровней.

5 частых ошибок

1. Страх перед необходимостью управлять людьми

Он чаще проявляется в том случае, если сотрудник изначально не стремился к своей должности (например,  часто бывают ситуации, когда больше некого поставить на эту позицию), или когда у него нет чёткого представления о своих обязанностях и способах выполнения.

В этом случае руководитель не контролирует текущую ситуацию, побаивается давать распоряжения, даже в случае грубых ошибок не использует строгие методы воздействия (штрафы, депремирование,  увольнения).  В подразделение такого руководителя возникает ощущение бесконтрольности, возникают неформальные лидеры, стандарты работы и плановые показатели постепенно перестают выполняться.

Часто такие руководители объясняют свои действия тем, что

• им «жалко» сотрудников;
• они все равно не реагируют на замечания;
• если начать наказывать сотрудников, то все уволятся.

В данной ситуации, очевидно, что проблемы в самом руководителе и неумении выбрать для себя правильный стиль общения с коллективом. Такой руководитель либо проявляется чрезмерную робость в общении, либо у него слишком личные, почти семейные отношения с сотрудниками.

Понятно, что в этих случаях тяжело требовать от кого-либо выполнения стандартов работы. Как правило, со сменой руководителя все сотрудники начинают опять выполнять свои обязанности и ситуация нормализуется.

Решение

Первым делом руководителю необходимо осознать текущую ситуацию и поменять  свое отношение к подчиненным. Необходимо исключить попустительский стиль руководства и начать контролировать ситуацию в своем подразделении.

Руководитель должен осознавать, что результаты общей деятельности зависят именно от него, так как задает направление и контролирует выполнение задач. Его первая обязанность заключается как раз в контроле деятельности своих сотрудников и, при необходимости, ее корректировка. При этом стиль руководства будет либо демократический, либо авторитарный.  И конечно, главные принципы действий руководителя – это последовательность, логичность и уверенность.

2. Неумение делегировать

Эта ошибка свойственна руководителям-перфекционистам, которые стремятся к безупречной работе. Они стараются сделать самостоятельно самые объемные и ответственные участки работы. Это, как правило, ответственные и трудолюбивые люди, которые привыкли отвечать за результат.

Однако, стратегия «сидите, я все сделаю сам» очень часто становится несостоятельной при повышении объема работ. Руководитель берет на себя все больше обязательств, оставляя сотрудникам только самые простые операции. Со временем он перестает успевать выполнять все задачи, начинаются проблемы с распределением времени и эмоциональным состоянием.

При этом, сотрудники, понимая, что по сути от них мало что зависит, со временем начинают все больше расслабляться и стараться передать все ответственные дела руководителю. Мы получаем замкнутый круг:  руководитель берет все на себя, а потом его сотрудники теряют способность и желание самостоятельно выполнять сложные задачи.

Решение

Сначала необходимо, опять же, пересмотреть взгляды на свою должность. Вы должны распределять свое время рационально и решать только те задачи, которые действительно входят в вашу компетенцию. Все остальное необходимо делегировать подчиненным и за собой оставлять функцию контроля качества работы.

Таким образом вы освободите свое рабочее время, а также повысите уровень профессиональных качеств своих сотрудников. В идеале, ваши сотрудники должны уметь выполнить 70% ваших обязанностей для того, чтобы в случае непредвиденной ситуации они могли вас заменить без последствий для рабочего процесса.

3. Неумение сдерживать эмоции

К этой категории ошибок относятся ситуации, в которых руководитель реагирует на все происходящее на работе слишком эмоционально. Для того чтобы определить свое отношение к работе, вспомните, случались ли с вами следующие ситуации:

• вы не можете без волнения или раздражения вспоминать о каком-либо сотруднике;
• иногда вы можете не сдержаться и накричаться на своего подчиненного;
• ваши сотрудники иногда плачут, когда вы делаете им замечания.

Если описанные ситуации вам знакомы, они говорят об отсутствии самообладания и умении работать со своим внутренним состоянием. Как итог, у таких руководителей возникает внутреннее раздражение, которое он передает своим подчиненным. Замечания, которые  вы говорите на повышенных тонах своим сотрудникам, вызывает у них сопротивление и желание оправдаться, а не стремление исправить ошибку.

Таким образом, от конструктивной работы мы  уходим к конфликтным и напряженным отношениям. Кроме того, невежливое и несдержанное общение часто говорят о желании руководителя утвердиться за счет сотрудников, что опять же ведет к снижению их мотивации к работе.

Решение

Первым делом, необходимо понять, что вежливое и спокойное общение – это норма общения на рабочем месте. Только в такой манере можно донести четко и понятно свою мысль до сотрудников и объяснить, что от него требуется. Внутреннее отношение также должно быть спокойным и конструктивным, в противном случае уже через пару лет вы познакомитесь с тем, что называет «профессиональное выгорание».

При этом важно понимать, что спокойной общение не означает, что вы не должны применять никаких методов воздействия на сотрудников. Пример: вы оговорили с продавцом, что если он не будет выполнять стандарты обслуживания, то он будет депремирован. Если он продолжает игнорировать стандарты – вы спокойно, без криков, сообщаете, что вы вынуждены его лишить премии. Это будет более доходчиво, нежели бесконечные отчитывания и конфликты.

4. Непоследовательность

Многие руководители грешат тем, что они непоследовательны в своих решениях и действиях. Пример: обещать дать премию за выполнение плана  — и не дать ее; пригрозить оштрафовать за ошибки в работе – и ограничиться только нравоучениями и обещаниями оштрафовать в следующий раз; дать задание выполнить определенную работу и забыть проверить ее выполнение.

Такое поведение может быть обусловлено как личными качествами руководителя (вспыльчивость, забывчивость и др.), так и  объективными обстоятельствами (высокая загруженность, нехватка времени, форс-мажорные обстоятельства).

Однако, независимо от причин, при хронической непоследовательности руководства, сотрудники делают резонный вывод, что выполнение поставленных задач необязательно и слова руководителя имеют лишь рекомендательный характер.

Как итог,  авторитет руководителя, продуктивность работы и слаженность действий снижаются.

Решение

Необходимо взвешивать свои слова и обещания, прежде чем озвучить их подчиненным. Подумайте, сможете ли вы действительно выдать обещанную премию или готовы ли вы действительно депремировать за ошибки. Обязательно отмечайте сроки выполнения поставленных задач в своем ежедневнике и проверяйте их в обозначенный срок.  Таким образом вы обозначите серьезность поставленных задач и необходимость их своевременного исполнения.

5. Дефицит позитивной мотивации

Эта особенность присуща многих российским компаниям: наш самый привычный и удобный способ мотивации – это негативная мотивация. То есть выговоры, замечания, лишения премии и просто критика. Мы обращаем внимание на сотрудника только тогда, когда он совершает ошибку, а его качественную работу принимает как данность.

При этом позитивные оценки, похвалы, грамоты и бонусы за качественное выполнение своих обязанностей у нас не приняты. В итоге, большинство сотрудников признается, что они получают только негативную реакцию на свою работу, что со временем вызывает снижение интереса к работе, лояльности к компании и падение инициативности.

Решение

Подумайте, как вы можете стимулировать работу своих сотрудников. Это не обязательно материальная мотивация, это может быть и личная похвала, обсуждение успехов отдела на планерках, конкурсы внутри отдела и прочие приятные мелочи, которые делают работу интересной и дают сотруднику ощущение своей профессиональной ценности.

Резюмируя все вышесказанное, я бы хотела отметить, что работа с людьми – это одна из самых сложных и многогранных. Даже руководители с огромным стажем постоянно работают над собой, анализируют свои действия, выбирают наиболее эффективные методы воздействия и исключает менее эффективные.

Работайте в первую очередь над собой и вы заметите, как ваши подчиненные стали лучше вас понимать и эффективнее работать.

Полезно

Если вам необходимо провести для руководителей тренинг по управленческим навыкам, вы можете заказать тренинг “Эффективное руководство”. На нем мы разбираем рассмотрим типы управления, различные виды коллективов, способы управления и частые ошибки руководителей.