Тайм менеджмент, часть 1. Почему я не успеваю все сделать?

1

Вопрос правильного распределения времени касается многих руководителей: многие из нас испытывают значительные сложности при планировании ежедневных дел, не успевают выполнить запланированные дела, переносят сроки и, как итог, завершают все начатое в авральном режиме. Я понимаю, что загруженность руководителя действительно высокая, однако если мы будем подходить к своему времени более ответственно и обдуманно, то сможем успевать намного больше в тот же промежуток времени, затрачивая при этом меньше усилий.

Для того, чтобы научиться правильно распределять свое время сначала необходимо понять, в чем заключается ваша сложность на сегодняшний день. Я бы хотела рассказать вам о трех основных причинах, которые, на мой взгляд, чаще всего мешают нам выполнять назначенные дела в срок:

1. Прокрастинация. Этим заковыристым словом психологи называют склонность откладывать важные и значимые дела «на потом». Выполнение важных дел в самый последний момент является нормой для прокрастинаторов: они могут рассказать массу случаев, когда они выполнили годовой объем работ за месяц, как они когда-то писали диплом за неделю и как они собирают отчеты за пять минут до собрания. Хотя люди, относящие к данной категории, часто бравируют своим умением мобилизировать ресурсы и сделать все в короткое время, качество исполнения часто страдает, позже они находят ошибки в работе, которые требует исправления. Кроме того, прокрастинаторы часто откладывают несколько задач, и в итоге в определенный момент времени они получают настоящий снежный ком из нерешенных дел.

Выходом из данной ситуации будет, в первую очередь, отказ от своей привычной стратегии «откладывания» и осознание того, что она негативно отражается на качестве работе и эмоциональном состоянии. Вторым шагом будет тщательное планирование и заблаговременное выполнение задач.

2. Отсутствие планирования времени.

Часто руководителю кажется, что ежедневно на него сваливается целая масса дел, которые требуют немедленного исполнения. При этом, в некоторых случаях, руководитель при всем желании физически не сможет успеть сделать все необходимое.

Однако, если проанализировать все текущие задачи, станет очевидно, что они все имеют разный характер срочности и важности. Наш план деятельности необходимо составлять с учетом именно этих критериев. Часто мелкие задачи, которые мы можем делегировать своим подчиненным, мешают нам решить другие, более важные дела.

Именно поэтому необходимо составлять план своей работы на ближайшее время, планируя заранее самые важные дела и оставляя достаточное время на менее важные. Если вы хронически не успеваете выполнить некие задачи или делаете их в последний момент, подумайте можете ли вы уделить им большее время или перепоручить их другим сотрудникам.
3. «Пожиратели времени»
Эта целая группа причин, в которую входят многочисленные бесполезные занятия. Сюда относятся как явно лишние дела — ненужные разговоры с коллегами; чаепития; социальные сети; так и те, которые можно назвать «имитация бурной деятельности» — многочисленные планерки; малосодержательные или дублирующие друг друга отчеты; дублирование работы другого сотрудника (отдела) и др. По опыту работы в крупных организациях могу отметить, что часто некоторые планерки/собрания/отчеты существуют лишь по традиции, практическое назначение которой никто не сможет объяснить.
Для того, чтобы решить данную проблему необходимо несколько дней, а в идеале недель уделить анализу своего рабочего дня. Записывайте что и с какой целью вы делаете в течение выбранного периода. Самое главное — быть честным с самим собой и отразить истинное положение дел. После этого вы поймете, куда уходят ваши усилия и время и что из этого является бесполезным.
Также, необходимо проанализировать работу, которую вы выполняете: возможно, некоторые действия можно делегировать или вообще исключить. Посмотрите на свои привычные действия свежим взглядом и решите, все ли они действительно полезны. Исключите все ненужное сначала из своей деятельности, а затем и из работы своих подчиненных.
Резюмируя сказанное, могу отметить, что вопрос рационального распределения времени и, как итог, затраченных усилий стоит очень остро среди многих руководителей. Если руководитель не использует методы планирования, то он всегда вынужден стоять перед дилеммой: решить все дела в ущерб личному времени и самочувствию, или находиться в состоянии постоянного «завала», который существенно снижает эффективность. Приучите себя раз и навсегда уважительно относиться к своему времени и вы многократно увеличите свою производительность на рабочем месте и в личной жизни. А еще больше информации о том, как начать все успевать ищите здесь.

Яндекс.Метрика
Сайт размещается на хостинге Спринтхост