Как подготовить текст к выступлению?

udalennaya-rabota-cherez-internet2

Мы с вами уже разобрали общие правила подготовки к публичному выступлению, которые помогут  избежать ошибок в организации выступления. В этой статье я хотела бы более подробно разобрать процесс подготовки текста, ведь именно от него во многом зависит ваша успешность. Хороший текст должен быть удобен для вас, понятен и информативен для слушателя. Не стоит пренебрегать подготовкой текста, даже если вы профессионал в своей области, так как он поможет вам заранее спланировать выступление, благодаря чему ваша речь будет более гладкой, а волнение значительно уменьшится. Ораторов, которые уделяют недостаточно внимания подготовке текста гораздо легче сбить с толку неожиданным вопросом, они часто повторяются или забывают сообщить некоторые важные моменты. Для того, чтобы избежать данных ошибок, следуйте следующим правилам при подготовке текста:

1.Текст должен быть кратким, в виде тезисов. Это правило означает, что вы не должны прописывать каждую фразу, которую вы хотите сказать. Ваш текст должен быть кратким (умещаться на 1-2 листах А4) и представлять собой описание основных блоков выступления, ключевых моментов и важных комментариев. В противном случае, если текст очень объемный, возникает один из двух нежелательных вариантов выступления:

  • оратор читает с листа, и его публика мечтает о том, чтобы он скорее прекратил этот скучное действо,
  • оратор сбивается во время выступления и уже не может найти то место, на котором он остановился (так как у него целая кипа листочков, в которых тяжело разобраться).

Кроме того, частой причиной желания полностью прописать текст часто является недостаточное знание материала. Выступающий в данном случае пытается обезопаситься себя с помощью подробного конспекта. Однако, это не является правильным выходом из ситуации, так как, в любом случае, такому оратору не удастся рассказать убедительно о том, что он недостаточно хорошо знает. Единственно правильное решение в данной ситуации – уделить время на дополнительное изучение темы выступления.

2.Гармоничная структура. Помните, как на уроках русского языка нам рассказывали, что в любом тексте должно быть вступление, основная часть и заключение? Так вот, ваше выступление не является исключением. Цель введения – заинтересовать слушателя, «проблематизировать», дать понимание важности освещаемой темы. Правильно сформулированное введение позволяет вам завладеть вниманием аудитории с первых минут выступления. При этом, введение должно быть кратким, то есть не более 20% от вашего выступления.

В основной части вы излагаете главную мысль вашего выступления. При этом изложение должно быть логичным, по принципу «от общего к частному» или  наоборот, «от частного к общему». Избегайте хаотичного рассказа, не перескакивайте с темы на тему. Если вы освещаете несколько тем, резюмируйте каждую, прежде чем перейти к последующей.

В заключении вы резюмируете все, что было сказано ранее. Ваша задача – подвести итог своей речи, заострить внимание на самых важных моментах. Заключение,  также как и вступление, должно кратким, не более 20% от общего времени. Проблема многих ораторов заключается в том, что они не продумывают заключение. То есть, они продумали с чего начать речь, что они вообще хотят сказать, а про заключение думают «я как-нибудь закончу речь, лишь бы до этого проблем не было». Как итог, заключение оказывается либо слишком затянутым, либо очень кратким, смазанным. Это портит впечатление от всего выступлениям, поэтому я советую ораторам заранее продумать завершающие слова. Они могут быть краткими, однако вы точно должны знать, на каких словах вы хотите попрощаться с публикой.

Хочется отметить, что хотя вступление и заключение не являются основными этапами, часто именно они запоминаются слушателю больше всего. Как мы помним, это называется «эффект края», когда начало и завершения какого-либо действия кажутся самыми яркими этапами. Именно поэтому необходимо заранее продумать интересное начало выступления, которое заинтригует вашего зрителя, и логичное завершение, которое поможет резюмировать итоги вашего выступления и сделать его цельным.

3.Простота речи. Когда текст готов его необходимо проверить на предмет содержание сложной терминологии. Многие ораторы совершают ошибку, думая, что они будут выглядеть более компетентно, если будут использовать узкопрофессиональную терминологию и сложные обороты речи. Это не так, единственный результат, которого можно добиться таким образом – скука и апатия аудитории. Все сложные слова, которые не являются необходимыми нужно исключить, те, которые важны – необходимо пояснить. Таким образом, вы сможете удержать внимание максимальной части аудитории, независимо от уровня компетентности каждого из слушателей.

4.Принцип «Характеристика – Преимущество – Выгода». Этот принцип мы уже подробно рассматривали в этой статье. Этот способ обычно используют при описании товаров и услуг, однако спектр его применения гораздо шире. ХПВ помогает описывать сложные явления более простым языком и разъяснять слушателю его выгоды. Используйте его всякий раз, когда вы рассказываете о чем-то новом, неизвестном для слушателя для того, чтобы сразу дать ему понимание пользы того, что вы предлагаете. Для того, чтобы удачно использовать ХПВ вам необходимо посмотреть на все глазами того, кому вы будете рассказывать и заранее ответить на все возможные вопросы. Поэтому часто использование принципа ХПВ иначе называют «говорить на языке выгод».

Давайте разберем, как, например, руководитель может использовать ХПВ на годовом собрании по поводу внедрения новой мотивации сотрудников.

Пример 1 (без использования ХПВ):  «Со следующего года мы запускаем новую систему мотивации. Мы все подготовили, она простая и понятная, теперь премии будут начисляться по иному принципу».

Реакция подчиненных: Что за система? Вдруг она хуже? Чем была плоха прошлая система? +другие возражения, обусловленные тревогой подчиненных.

Пример 2 (с использованием ХПВ): «Со следующего года мы запускаем новую систему мотивации. При ее разработке мы учли пожелания руководителей отделов за текущий год. Она учитывает не только количественные показатели работы, но и качественные. То есть, теперь у сотрудников нет необходимости ставить максимально короткие сроки для выполнения задач, так как приоритетом будем являться качество итоговой работы и минимальное количество ошибок. Таким образом наша работа станет более комфортной и плодотворной».

Реакция подчиненных: Уточняющие вопросы, меньшее количество возражений.

Использование принципа ХПВ в речи помогает сразу разъяснить слушателям выгоды от того или иного нововведения, минимизировать возражения и создать лояльное отношение к тому, что вы предлагаете.

5.Удачные примеры. Заранее запишите те примеры, которые вы хотели вы рассказать аудитории. Выступление часто может менять свое направление в зависимости от вопросов аудитории, и бывает очень обидно, когда вы вспоминаете что-то важное и интересное для всех только тогда, когда закончили свою речь. Кроме того, продумайте, что именно вы хотите рассказать, исключите ненужные подробности, которые могут отвлечь внимание публики. Примеров может быть несколько за все выступление, они должны быть действительно яркими и интересными. Важно отметить, что как отсутствие примеров, так и их чрезмерное количество нежелательны. В первом случае рассказ может быть скучным для слушателя, а во втором рискуете тем, что за обилием историй слушатель потеряет суть повествования и не запомнит то, что действительно важно. Примеры из практики играют роль приправы для вашего выступления – они должны подчеркивать вкус и делать его уникальным, однако не перебивать его.

Итак, подводя итоги этой обширной темы, мы можем сделать вывод, что подготовка текста к выступлению – это один из  важнейших этапов, который влияет на качество вашего выступления. При этом, чем меньше ваш ораторский опыт, тем больше времени вы должны уделить написанию и репетиции текста. Он должен быть логичным и структурным, кратким и простым для восприятия, а также максимально точно выражать вашу точку зрения. Ваш текст соответствует этим критериям? Поздравляю, вы все правильно сделали! Желаю вам удачи в вашем публичном выступлении, а также предлагаю прочитать интересную статью о том, как удержать внимание аудитории. А если  вам нужно научить ораторскому искусству своих менеджеров, отправляйте заявку на info@mtrening.com  и я проведу для вас тренинг ораторского мастерства, разработанный индивидуально для вашей компании!

 

 

Яндекс.Метрика
Сайт размещается на хостинге Спринтхост